DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables Son los soportes de contabilidad que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se
elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan.
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo
Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo
a) Cheque.
b) Letra de Cambio.
c) Pagaré.
d) Factura Cambiaria.
e) C.D.T.
f) Bonos
b) Letra de Cambio.
c) Pagaré.
d) Factura Cambiaria.
e) C.D.T.
f) Bonos
g) Documentos no contables:
h) Cotización
i) Pedido
j) Remisión.
k) Documentos soporte
h) Cotización
i) Pedido
j) Remisión.
k) Documentos soporte
CHEQUE
Es nominativo o al portador y se requiere que el girador cuente con fondos suficientes de los que puede disponer el banco para hacer el pago.
La importancia del cheque estriba en que es un medio seguro de pago, principalmente para el girador, toda vez que se evita el traslado de un lugar a otro de dinero en efectivo, más cuando son cantidades importantes de éste.
En cambio, para el beneficiario siempre resulta la recepción del cheque de “buena fe”, toda vez que no sabe si realmente tiene fondos el girador, por esto el pago mediante cheque no produce los mismos efectos jurídicos que el pago realizado en efectivo, ya que el que paga con cheque no se libera frente a su acreedor, ya que el cheque es recibido “salvo buen cobro”, esto es, a reserva de que sea pagado por el banco. Lo que significa que el deudor sigue ligado a su obligación hasta en tanto el cheque no sea pagado.
De los elementos o requisitos del cheque
1. La mención de ser cheque incertada en el documento2. Lugar y fecha de expedición
3. Orden incondicional de
4. Nombre del librado (banco)
5. Lugar del pago
6. Firma del librador (cuentahabiente)
LETRA DE CAMBIO
tipo G por cada Banco.Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso,solo de definirá un tipo
NOTA DE CONTABILIDAD:
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.
Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo uso de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egreso, comprobante de ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, ordenes de compra, entradas de almacén, salidas de almacén, Notas débito y crédito, etc.
NOTA DE DÉBITO:
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debatido en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Función de la Nota de Débito
Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debatido en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
En qué casos se usa la Nota de Débito
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debutan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
NOTA CRÉDITO:
Es un documento administrativo que se clasificaría como un comprobantes del tipo tributario, y que, sin duda alguna, la nota de crédito ofrece bastantes ventajas tanto de cara a la empresa, como de cara a los consumidores. Se utiliza como el fin de detallar la información por la cual han un consumidor se le ha concedido un saldo a favor.
Importancia en el mundo empresarial
Su existencia le permite a las empresas de una manera sencilla corregir errores en las facturas y otorgar saldo a favor a un cliente; se trata de un documento con gran utilidad y que se debería conocer mayor en todas las empresas, y mayor aun por los que han optado por estudiar finanzas o también estudiar economía.
Y debo decir que aunque se emplea de manera considerable por las compañías, esto no quiere decir que todas se encuentren al tanto de su correcta utilización, y por ello muchas veces se crean confusiones en este sentido. Igual, deseo con esta publicación saldar muchas de las necesidades en cuanto a conocimiento sobre este tema, que están requiriendo.
Beneficios de este documento de crédito
Tal vez el beneficio más relevante de la nota de crédito es que se asegura el dinero para la empresa, para que se gaste en un producto o servicio que la misma ofrezca, de tal manera que ese saldo no podrá ser gastado en las empresas de la competencia.
Por otro lado, si nos fijamos en el beneficio principal que supone para los clientes, es que permite dejarlos conformes. Así su descontento no se hace presente, se evitan futuras ventas, malos comentarios sobre el negocio, y cosas como estas.
¿Quiénes emiten la nota?
La nota de crédito se emite exclusivamente por la empresa, por los vendedores de un determinado producto, o por los encargados de proveer el servicio. Esto quiere decir que entre quienes tienen la posibilidad de crear las notas de crédito se encuentran funcionarios de alto cargo de la empresa, o empleados. Los anteriores son quienes tienen la tarea de emitir el documento en caso de que la situación lo amerite.
Situaciones usuales por las cuales se emite
Aunque con anterioridad les comenté sobre algunas de las eventualidades en las que este documento se podría emitir, es algo muy general. Ahora, para fortalecer ese primer concepto que tienen sobre el tema, les ofrezco otra serie de ejemplos, que son los que tienen a continuación.
Otorgar rebajas a un cliente que no se consideraron en la primera factura –la original–.
Remendar errores en la factura como la diferencia entre el importe cobrado y el precio real de la mercadería.
Por daño de un producto que ya se encuentra pago por el cliente y se ha sido entregado.
Con el fin de ofrecer un descuento o bonificación que sería sinónimo de “saldo a favor”.
¿Qué información debe contener?
Por el lado de la empresa:
En primer lugar y quizás lo más importante, es que contenga el por qué se emite la nota de crédito, le sigue la clave de-identificación tributaria de la entidad, la dirección en la que se ubica la casa matriz o en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual pertenece la compañía, la ciudad en la que se encuentra el negocio que está emitiendo el documento, el número de teléfono, dirección de correo electrónico y el tiempo que el saldo será válido.
NOTA BANCARIA:
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
CONSIGNACIÓN BANCARIA:
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija.
https://www.youtube.com/watch?v=WA6XnznR4T4
LA CARTA:
Una carta es un tipo de comunicación escrita entre dos personas, que ha presentado significativas variaciones a lo largo del tiempo. Sin embargo, la estructura de su escritura no ha variado de manera notable, aunque sí lo han hecho sus soportes y modos de envío. Si antes necesitábamos un trozo de papel y bolígrafo para escribir una carta, hoy con una computadora y un procesador de textos, es suficiente.
La estructura de una carta, que decíamos no ha variado demasiado en el tiempo, se compone de tres partes esenciales: presentación, cuerpo y final o despedida. Tomaremos como ejemplo el caso de una carta enviada por un ciudadano al alcalde de su ciudad. En la presentación debe constar fecha, lugar desde donde se escribe, el nombre y cargo o función del destinatario y el primer párrafo del cuerpo del texto estará destinado a que el remitente se presente, anunciando su nombre, función social o actividad que desempeña (lo que él crea que lo caracteriza de manera más clara) y el objetivo breve de por qué le escribe al destinatario.
En el cuerpo, se explayará sobre diferentes aspectos de su comunicación. Supongamos que el remitente se comunica mediante la carta porque necesita un subsidio para abrir un club deportivo donde asistirán niños en situación de riesgo y de barrios vulnerables. En el cuerpo deberá presentar cuáles son los objetivos de su proyecto, actividades que realizarán, el por qué es necesario contar con ayuda estatal, cifras o montos que necesitarán y para qué se utilizarán. Para esto puede valerse de estadísticas, porcentajes o resultados de estudios que hayan realizado previamente.
Por último, se despedirá del destinatario, colocando al final su nombre y su número de cédula de identidad (en general, también se firman o sellan).
Esta estructura, puede variar si la relación entre remitente/destinatario es menos formal, como las cartas que pueden escribirse dos hermanos que viven en países diferentes o amigos que se encuentran separados ocasionalmente por una estancia de estudio o viaje turístico.
Como decíamos al principio, hasta no hace muchos años, las cartas eran manuscritas, y se necesitaba guardarlas en sobres para poder enviarlas, mediante servicios de correos postales hasta el destino. Luego, podían escribirse a máquina o después, en un procesador de textos como Microsff Word, imprimirlas y enviarlas por el mismo método.
Sin embargo, hoy en la actualidad podemos enviar cartas mediante otro método, que son los servicios de correo electrónico. Con una cuenta asociada a cualquiera de estos servicios, y una conexión a Internet podemos enviar cartas, o en sí, cualquier tipo de comunicación escrita, ya sean formales o informales.
La estructura de una carta, que decíamos no ha variado demasiado en el tiempo, se compone de tres partes esenciales: presentación, cuerpo y final o despedida. Tomaremos como ejemplo el caso de una carta enviada por un ciudadano al alcalde de su ciudad. En la presentación debe constar fecha, lugar desde donde se escribe, el nombre y cargo o función del destinatario y el primer párrafo del cuerpo del texto estará destinado a que el remitente se presente, anunciando su nombre, función social o actividad que desempeña (lo que él crea que lo caracteriza de manera más clara) y el objetivo breve de por qué le escribe al destinatario.
En el cuerpo, se explayará sobre diferentes aspectos de su comunicación. Supongamos que el remitente se comunica mediante la carta porque necesita un subsidio para abrir un club deportivo donde asistirán niños en situación de riesgo y de barrios vulnerables. En el cuerpo deberá presentar cuáles son los objetivos de su proyecto, actividades que realizarán, el por qué es necesario contar con ayuda estatal, cifras o montos que necesitarán y para qué se utilizarán. Para esto puede valerse de estadísticas, porcentajes o resultados de estudios que hayan realizado previamente.
Por último, se despedirá del destinatario, colocando al final su nombre y su número de cédula de identidad (en general, también se firman o sellan).
Esta estructura, puede variar si la relación entre remitente/destinatario es menos formal, como las cartas que pueden escribirse dos hermanos que viven en países diferentes o amigos que se encuentran separados ocasionalmente por una estancia de estudio o viaje turístico.
Como decíamos al principio, hasta no hace muchos años, las cartas eran manuscritas, y se necesitaba guardarlas en sobres para poder enviarlas, mediante servicios de correos postales hasta el destino. Luego, podían escribirse a máquina o después, en un procesador de textos como Microsff Word, imprimirlas y enviarlas por el mismo método.
Sin embargo, hoy en la actualidad podemos enviar cartas mediante otro método, que son los servicios de correo electrónico. Con una cuenta asociada a cualquiera de estos servicios, y una conexión a Internet podemos enviar cartas, o en sí, cualquier tipo de comunicación escrita, ya sean formales o informales.
